Huurreglement

Bij elke verhuurovereenkomst zijn onderstaande voorwaarden van kracht.

Versie 1.0 – Opgemaakt op 01/08/2025 en meteen van kracht.
Goedgekeurd door het bestuursorgaan van “één Hagelstein vzw” en verder steeds benoemd als verhuurder.
Onderhevig van taal- en typfouten. Enkel te verkrijgen in het Nederlands.

‘éen hagelstein vzw‘ is aangesteld als verhuurder en staat in voor de verhuur en dagelijks beheer van de ‘Polyvalente lokalen Hagelstein’.
De huurder is elke privé persoon of vertegenwoordiger van een vereniging of onderneming, die het contract ondertekent.
Lokaal Hagelstein is gelegen te Patersweg 1z, 2860 Sint-Katelijne-Waver.
De huur omvat het klein of groot lokaal, de toog met koelkasten, de keuken en het sanitair. De doucheruimte is enkel toegankelijk in samenspraak met de verhuurder. Alle andere lokalen, die aangeduid zijn als “privé”, worden niet mee verhuurd en zijn niet toegankelijk.
De technische ruimte dient tijdens de huur steeds slotvast te zijn. De huurder heeft uitzonderlijk toegang tot deze ruimte voor noodgevallen (bv. technische stroomonderbreking).
Het is ten strengste verboden om het grasplein te betreden met wagens. Foodtrucks en barbecues zijn enkel toegelaten op de asfalt voor het lokaal!

De huuraanvraag kun je starten vanaf het online formulier op deze website. Vanaf dan dient ALLE communicatie te verlopen via e-mail op verhuur@eenhagelstein.be. Enkel afspraken via dit mailadres worden als officieel behandeld. Mondelinge afspraken zijn nooit bindend of geldig als bewijs.
De locatie is ENKEL te bezichtigen op elke eerste woensdag van de maand tussen 19.00 u. en 20.00 u. Kan u hier zelf niet aanwezig zijn, dan kan u best iemand anders laten komen kijken voor u, of beroep doen op de foto’s op onze website. De lokalen bezoeken of bezichtigen is NIET verplicht om tot een huurovereenkomst te komen.
De eventuele huurder kan indien de gewenste datum nog beschikbaar is, een optie op het lokaal nemen. De gewenste datum wordt dan tijdelijk gereserveerd. Deze optie blijft twee weken geldig.
Indien de huurder het lokaal wil huren, dient dit officieel bevestigd te worden via bovenvermeld e-mailadres.
Zonder officiële bevestiging zal de optie na twee weken vervallen en komt de tijdelijk gereserveerde datum terug vrij voor eventuele andere huurders. De verhuurder kan na die periode dus NOOIT garanderen dat de eerder vermelde datum nog beschikbaar is.
Na de officiële bevestiging van de huurder zal de verhuurder een factuur sturen. Deze factuur bedraagt de som van de verhuring van het lokaal en een waarborg.
De volledige som van de factuur dient in één bedrag overgeschreven te worden aan de verhuurder. Dit zowel het bedrag van de huur van het lokaal EN de waarborg.
De factuur dient betaald te worden via overschrijving op rekeningnummer: BE62 7340 5064 8961 met vermelding van de mededeling. Begunstigde: ‘één Hagelstein vzw’.
Pas na ontvangst van betaling is de huurovereenkomst officieel en ligt de afgesproken datum definitief vast.
De factuur dient na factuurdatum binnen de 14 dagen betaald te zijn. Indien deze datum overschreden wordt, wordt de huur geannuleerd. De eerder gereserveerde datum wordt dan terug beschikbaar gesteld voor eventuele andere huurders.
De verhuurder kan dus wegens het te laat betalen van de factuur geen enkele garantie geven of de eerder afgesproken datum nog beschikbaar is.
Indien de potentiële huurder de factuur te laat betaalt en het lokaal alsnog wil huren, dient bovenstaand proces volledig opnieuw doorlopen te worden.
De waarborg wordt ten laatste 14 dagen na de verhuurdatum terug overgeschreven op het rekeningnummer van de huurder.
Eventuele schade aan het lokaal of gebruikte materialen zullen van deze waarborg onmiddellijk afgehouden worden (zie verder). Indien de schade de waarborg overstijgt, behoudt de verhuurder zich het recht voor het resterende bedrag via factuur te vorderen.
Eventuele schade aan het lokaal of gebruikte materialen moeten door de huurder gemeld worden aan de verhuurder via verhuur@eenhagelstein.be.
Elke betwisting van de factuur dient tijdig gemeld te worden aan de verhuurder via verhuur@eenhagelstein.be

De huur van “Lokaal Hagelstein – Klein lokaal” (zoals in punt 1.4 beschreven) bedraagt €250,00 inclusief BTW.
De huur van “Lokaal Hagelstein – Groot lokaal” (zoals in punt 1.4 beschreven) bedraagt €350,00 inclusief BTW.
Voor aanvang van de huur dient een waarborg betaald te worden van €200,00 inclusief BTW.
Voor annuleringen, zie punt 7.
Eventuele schade aan de lokalen, het meubilair, de keukentoestellen of schade of tekorten aan andere materialen zijn steeds ten laste van de huurder. Deze eventuele extra kosten worden onmiddellijk afgehouden van de waarborg (zie 2.14).
Bij elke vaststelling van diefstal of doelbewuste schade door de huurder, zal de politie ingelicht worden. In geval van gerechtelijke stappen zal steeds de Rechtbank van Mechelen verantwoordelijk zijn in de uitspraak van deze geschillen.
Verbruik van aardgas, elektriciteit en water is inbegrepen in bovenvermelde huurprijs.
De prijzen zijn van toepassing voor een huurperiode van één dag (24uur).

Lokaal Hagelstein

Het lokaal kan ten vroegste vanaf 9u00 in gebruik genomen worden. Tenzij uitzonderlijk anders afgesproken en bevestigd via e-mail.
De sleutel wordt u bezorgd via een sleutelkastje met code. De code van het sleutelkastje zal u tijdig meegedeeld worden door de verhuurder.
De huurder laat ten laatste 1 uur na het in ontvangst nemen van de sleutel aan de verhuurder weten als er andere schade wordt vastgesteld, welke niet op voorhand door de verhuurder gemeld werd als zijnde bekend. Ook indien er minder afgesproken materialen (zoals tassen, borden of bestek) aanwezig zijn dan afgesproken. Bij het te laat melden van deze zaken kan steeds de huurder aansprakelijk gesteld worden met eventueel aftrekking van kosten van de waarborg (zie 2.14).

De verhuurder kan NOOIT aansprakelijk gesteld worden voor lichamelijke letsels, ongevallen, diefstal of verlies van goederen.
Roken en het gebruik van drugs binnen het gebouw is ten strengste VERBODEN. Alsook dienen peuken rondom het gebouw te worden opgeruimd na afloop.
Het is VERBODEN om nagels, schroeven, duimspijkers, tape,… aan te brengen aan het plafond, de muren en de toog. Eventuele decoratie kan bevestigd worden aan de reeds voorziene bevestigingspunten.
Het is NIET toegestaan om deuren en kasten, die op slot zijn, (proberen) te openen.
Indien er muziek wordt gespeeld tijdens het gebruik van het lokaal, dient dit eventueel op voorhand te worden gemeld aan SABAM volgens de huidige wetgeving. Het aangeven hiervan is de verantwoordelijkheid van de huurder. Bij eventuele controle van SABAM kan de verhuurder nooit aansprakelijk gesteld worden, noch tussenkomen in eventuele sancties of boetes.
Bij het gebruik van het lokaal dient er rekening te worden gehouden met de buurtbewoners en de omgeving. Dit bevat onder andere, maar is niet beperkt tot: nachtlawaai, muziekoverlast (deuren gesloten houden), parkeeroverlast, afval en dergelijke meer…
De huurder is volledig verantwoordelijk voor het gedrag van alle aanwezigen tijdens het gebruik van het lokaal. Eventuele schade, overlast of overtredingen van regelgeving die door aanwezigen worden veroorzaakt, vallen onder de verantwoordelijkheid van de huurder.
In geval van bovenstaande klachten kan de verhuurder de huurovereenkomst met onmiddellijke ingang intrekken.
In geval van ernstige klachten of geschillen zal de politie ingelicht worden. In geval van gerechtelijke stappen, zal steeds de Rechtbank van Mechelen verantwoordelijk zijn in de uitspraak van deze geschillen.
Alle schade en boetes die voortvloeien uit het niet-naleven van dit reglement of van wettelijke bepalingen worden integraal verhaald op de huurder.

Alle nooduitgangen MOETEN tijdens de volledige huurperiode los blijven en worden vrijgelaten voor eventuele evacuatie.
Het is VERBODEN kaarsen te gebruiken zonder windlicht. Theelichtjes zijn toegestaan, wanneer ze in een onbrandbaar houdertje staan.
Het is VERBODEN open vuur te maken op of rond het terrein (bv. vuurkorven, vuurschalen, kampvuur,…)
Brandblusapparaten mogen NOOIT aan het zicht onttrokken of verplaatst worden. Deze mogen enkel gebruikt worden voor hun voorziene doel.
In het lokaal is een A.E.D. toestel aanwezig. Bij het openen van het veiligheidskastje gaat er een geluid af. Het kastje is verzegeld, maar ten alle, tijden toegankelijk voor alle bezoekers. Wanneer vastgesteld wordt dat het kastje onrechtmatig geopend werd, zullen de kosten van de herkeuring en het opnieuw in gebruik stellen van het toestel doorgerekend worden aan de huurder.
Aan elke toegang van het gebouw hangt een evacuatieplan. Het is ten strengste verboden om deze plannen af te dekken of te overplakken met andere informatie. De kaders mogen niet geopend worden.
In de keuken is een EHBO koffer aanwezig.

Er worden GEEN dranken ter beschikking gesteld door de verhuurder. De huurder is vrij om eigen dranken te voorzien.
Er is geen tapinstallatie aanwezig in de lokalen. De huurder is wel vrij om zelf een mobiele tapinstallatie mee te brengen of te huren bij een brouwer. Deze mobiele tapinstallatie dient geplaatst te worden op de grond of een aparte tafel. Deze mag nooit op de toog zelf geplaatst worden.
Eventuele niet verbruikte dranken en etenswaren dienen terug meegenomen te worden.
Alle lege flessen, verpakkingen en drankkartons dienen mee naar huis genomen te worden.
Vooraan in de straat is een glasbol aanwezig voor eventuele glazen flessen te deponeren. Voor het gebruik van deze glasbollen zijn de gemeentelijke reglementen van toepassing. Het deponeren van glas na 20.00 u. is niet toegelaten.
Wegens strengere controle op sortering door de afvalophaler, dient al het afval te worden meegenomen. Gebruikte papieren tafellakens neemt men ook terug mee naar huis.
Er zijn koelkasten beschikbaar achter de toog. Deze mogen steeds gebruikt worden.
In keuken is een grote koelkast en een diepvries beschikbaar. Tijdens het gebruik is het belangrijk dat de deur goed gesloten wordt.
Na het gebruik van de koelkasten of diepvries dienen deze VOLLEDIG te worden leeggemaakt en op een kier te worden gezet.
De spoelbak aan de toog dient steeds leeg te zijn en in ordelijke toestand.

De huurder kan gebruik maken van de aanwezige tafels en stoelen. Deze moeten na gebruik steeds terug in de originele opstelling teruggezet worden. Een schema of foto is beschikbaar op de muur in het lokaal.
Stoelen en tafels mogen NOOIT hoger gestapeld worden dan aangegeven op het schema.
Er zijn bestek en borden beschikbaar voor 150 personen.
Alle elektrische keukentoestellen worden ter beschikking gesteld. Het is NIET toegestaan om de toestellen anders te gebruiken dan aangegeven op de toestellen.
De verhuurder kan niet in gebreke gesteld worden wanneer elektrische toestellen tijdens of net voor de verhuurperiode defect zijn. Deze toestellen worden optioneel ter beschikking gesteld.
Het gebruikte eetgerei en glazen dient VOLLEDIG afgewassen en afgedroogd te zijn en terug op de voorziene plaats gezet te worden.
Eigen (keuken-)materiaal mag gebruikt worden.
De gebruikte keukentoestellen dienen grondig gereinigd te worden. De afwasmachine en percolator dienen altijd in de oorspronkelijke staat achtergelaten te worden. Dit betekent VOLLEDIG leeg en nagespoeld. Lees aandachtig de instructies die bij de machines te raadplegen zijn.
Afwasmiddel wordt beschikbaar gesteld, keukenhanddoeken dient de huurder zelf mee te brengen.
Het aantal gebroken, beschadigde of verdwenen voorwerpen MOET aan de verhuurder worden gemeld. In geval van schade aan het meubilair, evenals aan het materiaal, wordt hiervoor een forfaitair bedrag aangerekend afhankelijk van de schade.

Lokaal Hagelstein

Na het gebruik dienen de huurders er zelf voor in te staan dat de lokalen en toiletten in zindelijke (borstelschone) staat worden achtergelaten. Het poetsen van het lokaal is in de prijs inbegrepen.
De keuken dient VOLLEDIG in oorspronkelijke staat en proper te worden achtergelaten, toestellen gereinigd en de vloer met nat gekuist.
De gebruikte tafels en stoelen worden afgekuist en teruggeplaatst zoals aangegeven op het schema in het lokaal.
Alle meegebrachte materialen en dranken dienen terug meegenomen te worden. Er is GEEN mogelijkheid om materialen of dranken te stockeren na de verhuurperiode.
Ook al het afval en lege verpakkingen zoals plastiek of karton dienen mee naar huis genomen te worden.
Er mogen GEEN vuilzakken naast, tegen of rond het lokaal gedumpt worden. Ook niet in geval u zelf gemeentelijke vuilzakken gebruikt. Daar deze pas worden opgehaald op vrijdag (2025) of woensdag (2026), wordt dit gezien als sluikstorten.
Na het gebruik van de koelkasten of diepvries dienen deze VOLLEDIG leeggemaakt te worden.
De gebruikte keukentoestellen dienen grondig gereinigd te worden. De afwasmachine en percolator dienen altijd in oorspronkelijke staat achtergelaten te worden. Dit betekent VOLLEDIG leeg en nagespoeld. Lees aandachtig de instructies, die bij de machines te raadplegen zijn.
De spoelbak aan de toog dient steeds leeg te zijn en in ordelijke staat.
ALLE vensters dienen slotvast te zijn.
ALLE lichten dienen uitgeschakeld te worden. Let ook op de lichten boven de toog en buiten het lokaal.
Bij het verlaten van de lokalen controleer je of ALLE deuren slotvast zijn.
De sleutel dient na afsluiten van het lokaal ONMIDDELLIJK in het sleutelkastje gedeponeerd te worden. Deze is te vinden naast de inkomdeur van het lokaal.
De verwarming dient op een verantwoordelijke manier en als een goede huisvader gebruikt te worden. Deze dient na gebruik steeds afgezet te worden.
Bij ELKE vaststelling van overtreding van één of meer van bovengenoemde regels, bewust of onbewust, zal een boete van minimum €100 aangerekend worden. Deze wordt meteen ingehouden van de waarborg.

Annuleringen dienen zo snel mogelijk gemeld te worden aan de verhuurder via e-mail.
Annuleringen meer dan 2 maanden voor verhuurdatum zijn kosteloos. Het betaalde bedrag wordt u volledig terugbetaald.
Bij annuleringen tussen de 8 en 2 weken voor verhuurdatum, zal u 50% van de waarborg worden aangerekend. De overige waarborg en het volledige huurbedrag worden u terugbetaald.
Bij annuleringen minder dan 2 weken voor verhuurdatum, zal u de volledige waarborg worden aangerekend. Het huurbedrag zal u volledig terugbetaald worden.
In geval van overmacht (zoals brand, stormschade, overstroming, elektriciteitsuitval, technische defecten, overheidsmaatregelen, stakingen, …) waardoor het gebruik van het lokaal niet mogelijk is, kan de verhuurder niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele schade of kosten van de huurder. Reeds betaalde bedragen worden in dat geval teruggestort.

De nieuwe en verbouwde lokalen zijn te huur sinds 1 september 2025 en hebben een eigen unieke functie. Elke vergelijking met de oude Parochiezaal van Hagelstein staat volledig buiten discussie.
De lokalen zullen NOOIT dubbel verhuurd worden aan externen.
Tijdens de verhuur is het mogelijk dat de plaatselijke jeugdbeweging ‘KLJ Hagelstein’ het andere niet verhuurde lokaal in gebruik neemt. Zij zullen de activiteiten van de huurder nooit verstoren.
De toiletten kunnen bij polyvalente verhuur wel door beide lokalen gebruikt worden. De keuken is enkel toegankelijk voor de externe huurder.
Het huren van beide lokalen kan enkel na overleg en na akkoord van de verhuurder. De prijs wordt steeds op maat gemaakt met een maximum van €600/dag.

Laatst bijgewerkt op 14-12-2025